Заказчик

ЭНТЕЛ-Интеграция - инжиниринговая компания, входит в состав "ЭНТЕЛ" как поставщик решений в области электрораспределения и резервирования электропитания - систем бесперебойного питания ENTEL (ЭНТЕЛ), электрощитового оборудования (НКУ) «ЗИТ», блочно-комплектных изделий (БК, БКТП, УГП) «ЗИТ», а также средств автоматизации управления инженерными системами (средств мониторинга ИБП, СКАБ/МСКАБ, комплексных систем мониторинга) НПО РПС.

Компания обеспечивает полный спектр сервисных услуг и работ, таких как проектные и изыскательские работы, заводские/ведомственные испытания оборудования, предпродажная подготовка, доставка оборудования до заказчика объекта установки, монтаж и пуско-наладочные работы оборудования, приемо-сдаточные испытания, гарантийное обслуживание и расширенное сервисное обслуживание (SLA-контракты).

Описание проекта

Энтел-И ведет управленческой учет в доработанной конфигурации 1С УНФ. Компании требовалось создать печатные формы договоров поставки и счетов договоров на товары и услуги в документе «Заказ покупателя». Ранее договора с клиентами создавались вручную, что достаточно долго и трудозатратно. Первоначально планировали создать шаблоны печатных форм договоров с помощью типового механизма конфигурации УНФ.

Но собрав все требования и пожелания клиента по составу и оформлению печатных форм решили разработать собственные шаблоны в виде внешних печатных форм.

Внешняя печатная форма «Договор Спецификация Соглашение ЭДО ЭНТЕЛ» включает в себя три макета. Макеты созданы на основе формата docx и с учетом всех требований заказчика к оформлению c использованием колонтитулов, параметров для автозаполнения данных из информационной базы, шрифтов различных курсивов и полей для вставок шаблонов текста. Разработанные шаблоны представлены ниже:

В документ «Заказ клиента» добавлены дополнительные вкладки для заполнения печатных форм шаблонами текста пунктов спецификации. Пункты спецификации имеют справочную иерархию и могут быть выбраны и отредактированы пользователем. По просьбе клиента аналогичные печатные формы были доработаны для модуля ЭДО для передачи контрагентам электронно.

Пример заполненной печатной формы «Договор поставки спецификация»

Так же в рамках этой доработки конфигурации в документ «Заказ покупателя» добавлен пункт «Счет договор» с аналогичным выбором пунктов для вывода в печатной форме «Счет договор на товары» и «Счет договор на работы»

Пример заполненной печатной формы «Счет договор на поставку оборудования»

Результат проекта

Данная доработка печатных форм сократила трудозатраты менеджеров компании по подготовке договором для клиентов с 3 часов до 1 часа на одну сделку. Минимизирует ошибки при заполнении форм так как все данные о реквизитах, суммах и шаблоны пунктов соглашений подставляются автоматически из информационной базы. Были учтены и реализованы все пожелания заказчика по информационному и визуальному оформлению печатных форм документов.

Расчет для справки:

Менеджер по работе с клиентами получает зарплату в средний от 150 до 200 тыс. в месяц + 30% на страховые взносы.

Сотрудник "Менеджер по работе с клиентами" тратит на подготовку одного комплекта документов 3 часа.

В месяц подготавливает 4 комплекта документов которые заполняется данными в комплектах вручную.

Расчет:

В неделю получается - 3 часов

В мес. получается      - 12 часов

В год получается        - 144 часов

Оклад сотрудника       - 200 тыс. в мес.

Допускаем, что в месяце - 120 часов.

Час работы    - 200000:120 = 1 667 руб.

Расходы компании не на прямую деятельность сотрудника: 

В неделю получается -   5001 руб.

В мес. получается      -  20004 руб.

В год получается        -   240048 руб.

В год компания тратила 240048 руб. на одного менеджера по работе с клиентами.

Расходы связаны не с повышение его квалификации, добавление дополнительных обязанностей и т. п., а на рутинные операции. 

Умножим на кол-во менеджеров – 3 человека. 

Проект окупит себя за 6 месяцев.