ЗАКАЗЧИК

ООО "ФАРМ-ПРОЕКТ", стабильно развивается на фармацевтическом рынке с 2014г. Занимается оптовой реализацией медикаментов и изделий медицинского назначения в лечебно учреждения г. Москвы, Московской области и других регионов РФ. На сегодняшний день сотрудничает более чем с 500 оптовыми и оптово-розничными компаниями.

Количество автоматизированных рабочих мест-22

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Заказчик обменивается документами с контрагентами по ЭДО. Обмен происходит с помощью сторонней программы, требуется загружать документы в ПП "1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0" . Существующие модули не подходят под особенности учета компании и специфики загрузки документов.

Документы в ПП "1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0" загружались с помощью внешней обработки, но она перестала работать после обновления модуля с помощью которого осуществляется документооборот. Документы вводились в 1с ручным методом. Объем таких документов очень велик, много времени требуется сотрудникам для ввода информации. Ввод документов был трудозатратным и нельзя было исключить человеческий фактор, возникали ошибки. Что мешало своевременно получать управленческую отчетность. Составлять бухгалтерскую и налоговую отчетность, что могло повлечь к привлечению штрафных санкций.

Требовалась автоматизация процесса. В виду специфики отражения и ведения учета, принято было решение написать дополнительную внешнюю обработку по загрузке из действующего модуля. Доработка проводилась на базе ПП "1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0"

Электронный документооборот с контрагентами ведется во внешнем модуле, далее из внешнего модуля документы выгружаются в формате xml в папки. Из этих папок их предстояло загрузить в ПП "1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0".

Первое индивидуальное требование заказчика состояло в том, чтобы была возможность распределять эти документы по ИНН (контрагента) т.к. отражением операций занимаются разные сотрудники. Каждый сотрудник обрабатывает входящий электронный документооборот по своему списку контрагентов и загружает только «свои документы». А с помощью существующих модулей документы поступали общим потоком, что не подходит заказчику. Далее предстояло загрузить эти данные в 1с.

Внешняя обработка должна была определять значение "Функции" и создавать документ, который соответствует значению "Функции" (Рис.1) Список значений приведен ниже.   

Описание: 

"Функция"
Может принимать следующие значения:
СЧФ
СЧФДОП
ДОП

Требовалось реализовать авто определение "Функции" УПД и счет-фактуры при загрузке документов, чтобы создавались нужные документы. Также должна проводиться сверка номеров документа ПТиУ и счет-фактуры, документы должны создаваться с присвоенными им номерами заказчиком для корректного отражения НДС.

Рис.1

Этот формат (далее - формат УПД) может выполнять функции:

1. УПД(СЧФ)   счета-фактуры - функция УПД(СЧФ);  (Рис.2) СЧФ - значит это СФ

Рис.2

В 1С должны создаться 2 документа Поступление (Акт) № +счет фактура с разными номерами (Рис.3)

Рис. 3

1. УПД(СЧФДОП); счета-фактуры и первичного учетного документа (документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) - функция УПД(СЧФДОП); - ЭТО ПРИЗНАК УПД (Рис.4)

Рис. 4

Должны создаться 2 документа Поступление (Акт) +Счет фактура с одинаковым номером и признак УПД (Рис.5)

Рис.5

1.  УПД(ДОП).

Без признак упд в документе 1С
первичного учетного документа - функция УПД(ДОП). (Рис.6)

Рис. 6

Должны создаться 2 документа Акт и счет-фактура одним номером (Без НДС). Признак УПД Не стоит (Рис.7)

Рис.7

Второе индивидуальное требование заказчика было настроить загрузку таким образом , чтобы у сотрудников была возможность сразу проставить дату загрузки, номенклатуру услуг по умолчанию, счета учета, статью затрат для списка документов. Например: сотрудник загружает 100 документов (Рис. 8) по одному поставщику или по поставщикам одних и тех же услуг, услуги в каждом ПТиУ идентичны и отражаются одинаково. Была добавлена вкладка с настройками ( Рис. 9) которые проставляются в документ ПТиУ ( Рис. 10).

Рис. 8

Рис. 9

Рис. 10

РЕЗУЛЬТАТ АВТОМАТИЗАЦИИ

Сокращение времени на ввод данных в 1С с 3 часов до 15 минут в день.

Снизило вероятность штрафных санкций благодаря отсутствия простоя при вводе первички.

Предоставление достоверной финансовой информации руководству для принятия управленческих решений. Выбор более привлекательных поставщиков для компании.

В результате автоматизации каждый сотрудник смог работать со «своими документами».

Ручной ввод был исключен, а значит и вероятность ошибки.

КПД каждого сотрудника было увеличено более чем на 30 %. У сотрудников высвободилось время на другие поручения и другую работу,

679 тыс. в год компания высвободила на повышение квалификации, добавление дополнительных обязанностей, решение текущих задач.