Проблемы, как шел проект…

Запуск проекта начали в конце 2019 года, изначально работы проводили на территории «Заказчика».

Но потом пришел он, чье имя называть нельзя -«COVID». Все благополучно перешли на удаленную работу.

Начались трудности с доступностью «Заказчика». В день удавалось пообщаться с ответственными лицами подразделений всего лишь 1-2 часа, что очень тормозило весь процесс.

То, что вчера все еще помнили, на следующей неделе уже благополучно забывалось, хотя и фиксировалось в протоколах встреч, а их как обычно только мы и читали.

С горем пополам мы завершили этапы:

• «Экспресс-анализ»;
• «Моделирование»;

Начали «Проектирование и разработку», но произошла смена ответственных лиц за проект со стороны «Заказчика», ранее достигнутые и зафиксированные договоренности по архитектуре решения были изменены. Мы откатились на переделку решения на полгода.

Начали опять с «Моделирования» и т.д.

Далее изменения переносятся в состав основной конфигурации по мере закрытия обращений.

Все шло по плану, в спокойном режиме, до планового запуска в конце 2021 года оставалось еще 3-4 месяца, но - «К нам едет ревизор».

Нужно было срочно реализовать запуск по текущему состоянию, показать, что бюджет освоен не зря, все счастливы и довольны.

Мы к этому времени еще только приступили к вводу остатков в новой учетной системе, писали обмен с нуля, так как типовой функционал не позволял учесть все особенности выгрузки.

Ускорились по максимуму.

Отрапортовали – «Запуску быть!», в сентябре 2021 года мы запустились.

До этого у нас было три попытки запуска, основная проблема возникла с вводом остатков. Слишком большой массив информации за последние 2 года по историческим данным и остаткам на текущий момент. Старый учет содержал в себе слишком много проблем. Проверять данные со стороны «Заказчика» с полным отрывом от рабочих процессов было некому.

Оглядываясь назад, сейчас мы бы настояли на начальной корректировке исходных данных и только потом все остальное.

К сожалению, нам не удалось на этапах моделирования добиться от «Заказчика» полной проверки функционала по своим бизнес-процессам, все были заняты текучкой –«Русский авось» взял свое.

Да и конечные сотрудники не особо хотели менять уклад в своей работе.

До нового года мы работали в авральном режиме, закрывая дыры в функционале требуемого для «Заказчика», т.к. был пик отгрузок по бюджетным организациям, закрытия сделок со сроком исполнения 2021г.

Сколько было недовольства, козлом отпущения был «Исполнитель», но он, стиснув зубы, шел только вперед - «К светлому будущему…».

Как показало время - пришел.

На текущий момент ут 11 работает в штатном режиме, планируем переход с 11.4 на 11.5, конечно, поток благодарных отзывов не прекращается…

Избавиться от полного учета в Excel не удалось, привычку так не искоренить, только замена кадрового состава или жесткое решение со стороны руководства.

Главное, что теперь все операции отражаются в учетной системе, основные цели проекта достигнуты.

Процесс доработки не прекращается, и мы дальше занимается обслуживанием и сопровождением.

Документация по проекту, прочие файлы.

Все хранили и вели в «Проектной папке» на гугл диске с общим доступом ответственных лиц.

Памятки и инструкции разместили на гугл диске под общим аккаунтом «Заказчика», т.к. бизнес-процессы сложные, мы и конечные пользователи все по памяти не помним, периодически она обновляется.

Все доработки в конфигурации отнесены к подсистемам ИТСевис, ИТсервисИзм, ИТСервисДоб. Использовались переопределяемые модули, тут особого ничего нового, максимально использован типовой функционал.

Не стандартный обмен между базами УТ описан в справке по обмену, он периодически обновляется, который можно открыть в режиме 1с предприятия, и ознакомится с порядком и правилами обмена. Все сложные доработки и порядок работы с ними так же описан в памятках, инструкциях.
Расширения использовалось в соответствии с нашими регламентами. По данному «Заказчику» расширение используется только для оперативной доработки и исправления ошибок, чтобы не мешать работы пользователям при стандартном динамическом обновлении.

Раз в неделю проводили встречи с руководителем проекта со стороны «Заказчика» по текущему состоянию дел. С командной раз в неделю и по необходимости.

 

Авторы кейса:

1. Усков Иван Васильевич – Ведущий разработчик.
2. Кубовцов Алексей Викторович – Руководитель направления «1С».

Заказчик:

Компания ООО «Неолаб», более 50 лет успешно поставляет высокоточное и надежное лабораторное оборудование:

1. для контроля качества продукции нефтеперерабатывающих, газоперерабатывающих, нефтехимических, химических, фармацевтических и пищевых производств;
2. для криминалистического исследования материалов, веществ и изделий;

для исследования керна и пластовых флюидов (PVT)

1. отдельные анализаторы для научно-исследовательских и рутинных анализов;
2. стационарные и передвижные комплектные лаборатории для контроля товарных топлив, объектов окружающей среды (воздух, вода, почва);
3. лабораторную мебель (оснащение и переоборудование лабораторий);

ООО «Неолаб» напрямую сотрудничает с ведущими международными предприятиями-производителями и имеет эксклюзивные права в качестве дилера на территории России и стран бывшего СНГ.

Более 3000 единиц оборудования, поставленное ООО «Неолаб», успешно работает более чем на 50 нефте и газоперерабатывающих заводах, в более 25 лабораториях ГСМ и ТЗК при аэропортах, более чем в 30 экологических лабораториях и на санитарно-эпидемиологических станциях, в научно-исследовательских институтах и учебных центрах.

Цели проекта:

Выделить управленческий учет в отдельную базу ут 11 с ограничением прав доступа, сохранить в ней синхронность регламентированного учета ут 11;

Провести экспресс-анализ текущих бизнес-процессов организации, получить на выходе блок схему работы отделов, документ «Реестр бизнес-процессов»;

По результату проведенного обследования:

1. Принять упр. решения по работе отделов;
2. Внести корректировки в работу отделов;
3. Принять решения о необходимости доработки текущего функционала в учетных системах;

Высокоуровневые требования:

Этап 1 «Складской контур»:

1. Реализация учета в УТ 11 «Комплектации товаров»;
2. Поэтапный отказ от учета по «Спецификации»;
3. Предполагается полный перевод «Спецификации» в «Комплектацию товаров»;
4. Формирование сотрудниками «Комплектации товара» (Спецификации товара, 5. Набор товара» с указанием его комплектующих, на выходе отдельный элемент справочника номенклатуры;
5. Комплектация товаров должна позволить отказаться от текущего учета по «Спецификации»;
6. Комплектация будет использоваться в ЭДО и печатных формах;
7. Счет-фактура на аванс по комплектации;
8. Решить проблемы с виртуальным оприходованием товаров;
9. Разграничение учета товаров по складам для «России» и для товаров «От поставщиков»;
10. Запрет отгрузки при отсутствии товара;
11. Корректный расчет складского остатка при перерасчете «упак», «кор» и т.д.  в «шт»;

 

Этап 2 «НСИ»:

Нормализация справочников в базах 1С (название, артикул, дубли, ставки НДС):

1) Номенклатура;

2) Контрагенты;

3) Организация обмена справочников между базами для исключения двойного ввода;

Этап 3 «КЛАДР»:

Привести к единому вводу всех адресов в учетных системах в соответствии с КЛАДР;

Этап 4 «Избавиться от характеристик и серий»:

Нужно исключить в 1с УТ 10 учет по характеристикам и сериям;

Этап 5 «Организация валютного учета в управленческой базе и регламентированной базе»:

Избавиться от расчета в EXCEL, утвердить схему работу в 1с УТ для исключения ручного расчета;

Основные задачи и требования к системе:

 

Система должна обеспечить два уровня автоматизации:

1) Регламентированный учет в ут 11;

2) Управленческий учет в ут 11;

Должно быть четкое разделение оперативного и регламентированного учета по юридическим лицам.

Не должно быть доступа внешним пользователям:

1) Конфиденциальная информация;

2) Прочие пользователи;

Должна быть возможность: 

1) Формирование единых нормативных справочников;

2) Общие финансовые документы в оперативном и регламентированном учете;

3) Ввод плановых показателей;

4) Формирование и накопление показателей план/факт;

5) Отчеты;

В оперативном учете должна быть достигнута максимальная автоматизация в единой учетной системе, без дублирования информации в Excel файлах. Максимальное исключение двойного ввода и ручного ввода.

Мониторинг и контроль заданий, поручений внутри единой информационной среде.

 

Предварительные этапы перехода с ут 10 на ут 11:

1 Этап:

1) Моделирование контрольного примера в новой учетной системе с ключевыми пользователями от подразделений;

2) Фиксация разрывов (отсутствие возможности отразить операцию в рамках типового функционала) в учетной системе, принятие решений по доработке;

2 Этап:

Перенос остатков и НСИ из учетных системы УТ неолаб, УТ управленческий учет, БП, ЗУП:

1) Номенклатура;

2) Контрагенты;

3) Договора контрагентов;

4) Остатки товаров по складам;

5) Остатки по заказам клиентов, заказов поставщикам, взаиморасчетам;

6) Установка цен номенклатуры поставщиков;

3 Этап:

1) Обучение ключевых пользователей по работе в новой учетной системе (частично уже будет проведено на 1 этапе);

4 Этап:

Ввод в эксплуатацию и последующее сопровождение; 

5 Этап:

Доработка критичных разрывов с типовым функционалом после начала ведения учета;

Ситуация до внедрения:

Подразделение «Бухгалтерия»:

Гл. бухгалтер и сотрудники бухгалтерии испытывали ужасающие трудности при работе в 1С. Каждый день превращался в пытку, пахали огород дважды.

Сотруднику приходилось выполнять двойную работу по вводу данных в 1с УТ и БП связанную с контрагентами, корректировку так же приходилось делать в двух базах одновременно. Вечная путаница с адресами по контрагентам не позволяющая корректно формировать отгрузочные документы.

Когда требовалось сформировать печатную форму и одновременно отправить электронную версию (ЭДО) тратилась уйма времени на сверку данных, так как выводимая информация в печатной форме и ЭДО отличалась. Отгрузочные документы формировались в УТ, Эдо формировался по отгрузкам в БП.

Колоссальные усилия тратились на формирование отгрузочных документов в у.е. и валюте, приходилось производить ручной расчет в Excel при авансах в у.e и валюте с дальнейшей сверкой в программах 1с УТ и БП.

При списании товаров, порой дорогостоящих, информация об этом не выгружалась в базу 1с БП, об этом узнавали только спустя какое-то время либо по факту инвентаризации. Факт самого списания или передачи клиентам на временное хранение, подарки и прочие списание в базе 1с УТ не фиксировался вовсе, товар числился в остатках.

Бесконтрольная передача товаров клиентам по замене, браку, гарантии мешало верному отражению данных в БП, искажало остаток МПЗ на счетах учета в БП, бухгалтерскую отчетность.

Ранее использованный учет по спецификациям неверно отражал данные для бухгалтерской отчетности, хотя в какой-то мере поддерживал списание товаров в БП.

 

Ранее написано в кейсе:

Процесс «Работа с Банк-Клиентом»:

1) Двойной ввод информации в обеих учетных системах УТ и БП;

2) Двойная корректировка в обеих учетных системах УТ и БП;

3) Ручной подбор основной информации в ПП;

Процесс ЭДО (Электронный документооборот) с ЭЦП (Сертификат подписи):

Несоответствие электронного документа печатной формы по исходящим документам;

Формирование финансовых документов в учетной системе БП:

1) Ручной ввод части финансовых документов в учетной системе БП;

2) Ручная корректировка финансовых документов после обмена от базы источника;

3) Несоответствие методологии учета списания товаров по реализации;

Процесс Контроль остатков БП:

Ручной контроль остатков в учетной системе УТ;

Процесс Списание товаров по запросу Логистики:

Ручной ввод документов в учетной системе без привязки к базе источнику по списанию товаров;

Процесс Ответы на запрос от налоговой «Встречная проверка»:

1) Отсутствие полной информации в одной информационной среде;

2) Долгий сбор информации по запросу для налоговой;

Процесс Акт сверки Поставщики Покупатели:

1) Двойной ввод информации по ЭДО в базах УТ, договорники;

2) Долгий поиск нужной информации;

Процесс Формирование документов Закупки:

1) Функционал ввода финансовых документов выполняется с лишними запросами к отделу логистики;

2) Нет разделения на складской и финансовый контур при вводе документов;

Процесс Формирование документа «Счет-фактура на Аванс» по «Спецификации»:

1) Ручное формирование печатной формы;

2) Отсутствие возможности восстановить ранее сформированную печатную форму в учетной системе БП;

Процесс Формирования документа «Установка цен номенклатуры»:

1) Ручной ввод документа;

2) Отсутствие задания на выполнение в учетной системе;

Процесс Формирование доверенности в УТ:

1) Ручное формирование печатной формы;

2) Отсутствие возможности восстановить ранее сформированную печатную форму в учетной системе УТ;

Процесс Обработка заказов покупателей:

1) Ручной расчет по отгрузкам с авансами (критично для организации);

2) Нет автоматического контроля со стороны пользователя по «Заказам клиентов» к отгрузке. Информация поступает по Excel файлу;

3) Ручное формирование печатных форм для отгрузки по «Спецификации» из-за несоответствия информации по товару в рамках спецификации;

4) Ручная сверка данных между учетными системами УТ и БП по выставляемым клиентам документам (критично для организации);

5) Лишние запросы к менеджерам по отгрузке со спецификацией;

Процесс Добавление и Изменение данных по контрагентам:

1) Ручной ввод информации по адресам в УТ;

2) Двойной ввод и исправление адреса в обеих учетных системах УТ, БП;

3) Наличие адресов в свободной форме, что приводит к ошибкам в блоке ЭДО;

Подразделение «Отдел продаж»:

Сотрудники отдела продаж руками вводили данные по контрагентам, тратя на это уйму времени. Не было возможности завести только первичную информацию по новому клиенту в базе 1с УТ. Адреса контрагентов вводились в свободной форме, что упрощало жизнь сотрудникам отдела продаж. Однако пагубно влияло на работу других отделов.

Много трудностей возникало с анализом доступного остатка товара в свободной продаже, приходилось все время спрашивать информацию в других подразделениях.

По «Заказам клиента» нельзя было оперативно получить информацию по рентабельности сделки, закупочным ценам. Наличие характеристик в учете сильно загромождало работу с документами, вечная путаница.

Ранее написано в кейсе:

Процесс Проверка контрагента, ввод карточки:

Ручной ввод основной информации по контрагенту:

ИНН;

КПП;

Наименование;

Юр. Адрес;

Процесс Подготовка КП:

Коммерческое предложение готовиться вручную в Excel, вне учетной системы;

Процесс Формирование заказа покупателя:

1) Оформление заказа клиента без автоматической передачи к отгрузке;

2) Формирование заказа клиента без автоматического резервирования доступного остатка;

3) Доступность простого механизм просмотра % отгрузки, % оплаты;

4) Нет автоматического снятия резерва товара при необходимости по условиям отгрузки;

5) Отсутствие простого механизм просмотра свободного остатка товаров по «Производителям»;

6) Отсутствие использования механизмом комплектации и набором в учетной системе для возможности формирования в регламентированном учете ЭДО для клиента;

7) Использование «Спецификации» по комплектации товаров, не позволяет в регламентированном учете использовать в полном объеме ЭДО с клиентами;

8) Использование «Спецификации» приводит к расхождениям в печатных формах ЭДО и учетной системе;

9) Использование «Серий» и «Характеристик» по всем товарам, характеристики лишний признак учета, серии должны использовать только для импортного товара (ГТД);

10) Формирование первичного «Заказа» или «КП» вне в учетной системы;

11) Регистрация причин отвала клиентов по сделке для анализа и принятия управленческих решений;

12) Отсутствие автоматической информации при оформлении «Заказа клиента» по ценам отгрузки равной себестоимости товара или ниже ее;

Процесс Оформление договора:

1) Отсутствие и автоматическое формирование общего шаблона договора в учетной системе;

2) Ручное оформление шаблонного договора;

Процесс Регистрация первичного интереса клиента:

Отсутствие регистрации первичного интереса клиента в учетной системе;

Хранение информации по новому клиенту вне учетной системы;

Подразделение «Логистика»:

Сотрудники отдела «Логистики» испытывали большие проблемы с учетом по характеристикам в ут, никак не могли от них избавиться, что сильно мешало работе.

Им проходилось брать на себя часть функционала сотрудников склада по отражения информации, переданной конечными в печатной форме или электронном виде по факту поступившего товара, переупаковке товара.

Приоритетными данными по остаткам служил Excel файл, а не 1с УТ.

При переупаковке большой поставки, когда нужно было взять товар из одной коробки и положить в другую, под заказ нужного клиента либо под свободный остаток, уходило до нескольких часов, а то и больше, все рыдали от этого процесса.

Отсутствовала общая информация по остатку груза «Товар в пути» с весовыми и габаритными данными в разрезе коробок, данными под какой заказ он предназначен в 1с УТ, нельзя было понять, что мы еще не привезли, опирались на данные в Excel файлах.

Данные по странам происхождения о ввозимых товарах в карточки номенклатуры приходилось вбивать вручную, более 100 позиций за один раз, занимало это очень много времени.

Ранее написано в кейсе:

Процесс Оформление заказа поставщику:

1) Двойной ввод информации по заказу поставщикам, данным по закупке в учетных системах:

УТ;

Excel файл;

2) Задание для обеспечения «Заказа клиента» оформляется через печатную форму «Cover» от отдела «Продаж»;

3) В учетной системе нет полной информации по условиям поставки, фиксируется все в Excel;

4) Ручная сверка остатка в Excel  с учетной системой;

Процесс Анализ заказов покупателей, резерв, переупаковка мест:

1) Двойной ввод информации в учетных системах:

УТ;

Excel файл;

2) Отсутствие работы сотрудника склада в учетной системе «УТ», работа с Excel;

3) Переупаковка мест оформляется в ручном режиме по данным печатной формы, заполненной от руки;

Процесс оформление фин. документа «Поступление товаров и услуг»:

Двойной ввод информации в учетных системах:

УТ;

Excel файл;

2) Формирование задания для сотрудника склада и его выполнение без учета данных в учетной системе УТ;

3) Двойной ввод данных сотрудниками по «Местам»;

4) Отсутствие регистрации брака, недопоставки в учетной системе УТ, только в Excel;

Процесс «Формирование машины»:

1) Двойной ввод информации в учетных системах:

УТ;

Excel файл;

2) Формирование задания на прием товара для сотрудника склада и его выполнение без учета данных в учетной системе УТ;

3) Двойной ввод данных сотрудниками по «Местам»;

4) Нарушение разделения складских операций и формирование финансовых документов;

5) Своевременное проведение поступления на склад, без фактического поступления на склад;

6) Ручной ввод по данным печатной формы от сотрудника склада;

Процесс Формирование отгрузки:

1) Сбор информации не из учетной системы 1с УТ, а в excel;

2) Ручная корректировка сформированных печатных форм по документу «Реализации» из учетной системы УТ;

3) Сохранение файлов печатных форм на диске, без доступа из учетной системы;

Процесс Формирование установки цен номенклатуры контрагентов:

Ручное формирование цен для загрузки прайса отделом бухгалтерии%;

Процесс «Складские заказы»:

1) Отсутствие механизма списания товара в учетной системе БП по данным УТ, ручной ввод документов в БП;

2) Отсутствие уведомлений и контроля списания товаров в ут;

3) Отсутствие механизма «Внутренних заказов» в учетной системе «УТ»;

Подразделение «Склад»:

Сотрудники склада с дрожью в руках работали в ут при приемке товара и отгрузки, приходилось вручную в программе искать информацию по размещенному товара на складе, а факт размещения фиксировать на бумаге миную 1с УТ.

Не было возможности быстро и оперативно получать информацию по нужному «Заказу» или «Товару» к отгрузке. Уходило много времени.

Не было рабочего место в 1с УТ по отгрузке товара, только по данным печатной формы, высланной на почту.

Сотрудники склада не могли полностью отражать информацию в 1с по габаритам, весу и прочей информации, связанной с поступившим товаром из-за нехватки времени, что влияло на получение актуальной информации на складе.

 

Ранее написано в кейсе:

Процесс приемка товара:

Импорт, РФ поставка:

1) Отсутствие фиксации сотрудником склада данных по товару по факту приемки в учетной системе УТ;

2) Нехватка времени на обработку данных в учетной системе УТ, работает один человек на складе;

3) Отсутствие рабочего места в 1с в зоне отгрузки и приемки (Первый этаж);

4) Отсутствие задания на приемку в рамках учетной системы УТ;

5) Отсутствие самостоятельного формирования задания на «Приемку товара» по данным учетной системы;

6) Отсутствие автоматического контроля и фиксации расхождения по факту приемки в рамках учетной системе УТ;

7) Отсутствие доступа сотрудника к информации в рамках учетной системы УТ по поступающему товару «Упаковочному листу»; 

Процесс отгрузка товара, Процесс переупаковка товара:

1) Отсутствие автоматического задания на отгрузку, переупаковку товара по данным учетной системы УТ;

2) Отсутствие информации по адресу размещения товара для его обработки;

3) Ручной поиск «Адреса» размещения товара по данным учетной системы на основе «Excel» файла;

4) Долгий поиск товара на отгрузку и переупаковку;

5) Отсутствие возможности фиксации в учетной системе УТ данные по товару (из-за нехватки времени):

Вес;

Адрес;

Габариты;

Отсутствие данных при размещении товара:

Ряд;

Ячейки, при текущей структуре стеллажей – проблематично;

Подразделение «Сервис»:

Сотрудникам подразделения «Сервиса» приходилось учитывать план командировок по настройке оборудования и прочим работам вне 1с УТ, использовался файл Excel. Нельзя было получить в 1с УТ актуальную информацию по необходимости запланировать командировку, что нужно было взять с собой.

Отсутствовало разделение товаров по его видам: товар, материал, прибор. Новым сотрудникам было невозможно сориентироваться в номенклатуре 1с.

Возникали трудности с контролем и фиксацией данных по серийным номерам сложного поставляемого оборудования, по которым требовалось учитывать гарантийные обязательства и прочую информацию, т.к. данные фиксировались вне 1с УТ.

Не было рабочего места по работе с командировки в 1с УТ, нужно было работать в Excel файле для получения нужной информации.

Ранее написано в кейсе:

Процесс подготовка «Заказа к отгрузке» сервисным отделом:

Отсутствие задания для подготовки «Заказа клиента» в учетной системе;

Ручной контроль «Заказов клиентов» для обработки;

Процесс оформление пакета документов по прибору:

1) Поиск файлов для пакета документов вне учетной системы;

2) Отсутствие доступа к общей информации по приборам в учетной системе;

3) Отсутствие информации по товарам в учетной системе, доступа к ней:

Типы товара (Прибор, Комплектующие, Материал);

Инструкции;

Серийные номера (учет по сериям) для серийного товара;

Процесс регистрации работы сервисного отдела по «Заказам клиента»:

1) Регистрация информации вне учетной системы;

2) Доступ к информации вне учетной системы;

3) Поиск информации в учетной системе по заказу клиента, фиксация вне учетной системы;

Реальный отзывы сотрудников на момент написания кейса в УТ 11.4

Что мы спросили спустя полгода работы:

Просьба дать обратную связь по результату работы в 1с УТ 11 по сравнению с ут 10?

Что стало лучше или хуже?

Что Вас и сотрудников отдела "" жутко бесит и раздражает, мешает работе в ут 11?

Отдел логистики

Когда мы заносим номенклатуру в 1С, то должны и цену проставить. Такая функция есть только при внесении прайс листов. Удобно, что нет проблем с характеристикой, как в УТ 10, но теперь мы теряем коммерческие предложения, по которым потом размещаются заказы.

Приходится заново просить менеджеров нам присылать, хотя просили все квоты вкладывать с кавером. Но это не делается. Этот вопрос нужно доработать.

Не удобно размещение заказов поставщику. Было намного удобнее в старой версии. Не должно быть никаких заказов на перемещение со склада «Распределительный цент» на «Склад получатель». Это абсурд. Вы намного усложнили задачу!

Документ переупаковки намного удобнее в этой программе. Делается теперь одной кнопкой.

В поступлении товаров и услуг не удобно в том, что приходится менять информацию в серии. В старой версии это было гораздо удобнее.

Абсолютно не понятно, как смотреть состояние обеспечения заказа. Точнее, как смотреть понятно, но сам отчет не понятен.

Список может продолжаться бесконечно, на этом остановлюсь.

Итог - программа усложнена!

Отдел продаж

Жутко бесит дополнительные требования логистов и бухгалтерии, которые для своего последующего удобства работы поставили «Проверку заполнения реквизитов» на отсутствие некоторых полей в заказе, без которых заказ не может быть проведен к исполнению.

При этом он вполне может быть размещен в производство и за последующие 3-5 месяцев будет много времени для его огранки.

Иногда (да что там - ВСЕГДА!) важнее быстро разместить заказ, иногда частично на долгоиграющие позиции, а дооформить его позднее.

Локи являются преградой для такой работы и нацелены на удобство последующей работы технических отделов компании, а не основного отдела продаж.

На мой взгляд надо дополнительно обсудить безусловные локи от логистов и, что важнее - от бухгалтерии. Сделать возможно какие-то периодические напоминания автору о необходимости до заполнения некоторых полей вместо запретов на проведение заказа к исполнению.

Если от бухгалтерии придет извещение о приостановке отгрузки товаров по конкретному заказу из-за отсутствия 123-полей, любой менеджер сделает все возможное, чтобы дооформить этот заказ быстро и четко. Бегать ни за кем не нужно, достаточно просто извещения по электронной почте или прямо в 1С.

Необходимо ввести локи на возможность редактирования товаров в заказах покупателей только отделом продаж - дабы исключить последующие трения в виде кто, зачем и почему закрывает заказ, по которому отделом продаж еще планируются отгрузки. Необходимость составления отчетов может быть обеспечена иными настройками отчетов, кроме как закрытием заказов.

Не всегда работает реестр адресов или как он там называется. Для крупных городов все нормально, для непонятных территорий нету. Ну как живой пример от сегодня – АэроБратск по НЕ00-016472. Тут скорее всего в ручном режиме придется все делать, это не к Вам претензия я так понимаю.

Уходит в прошлое, как бесило отвратительно «отлаженная» Вами передача данных от УТ 10 в УТ 11. Львиная доля информации была утеряна, передана некорректно, почти все заказы приходилось восстанавливать заново, иногда их сделать с нуля было даже проще, чем исправлять полученное обменом. Благо на сегодня таких заказов с 2021 года остались единицы. Но если бы я знал, что эта работа Вами будет налажена таким ужасным образом, я не согласился бы на переход в ноябре 21.

Комментарий от нас: Данные выгруженные из УТ 11 в УТ 10 конечными пользователями не проверялись на момент запуска, работали уже с чем было.

Система поиска любой информации, сортировки по контексту, стала лучше (удобнее) на порядок, и очень быстрый отбор всего и вся. Тут УТ-11 – пять+.

Оповещение менеджеров о просрочках оплаты – отвратительное и требует серьезной доработки. Да, конечно, можно сортировать списки самим, как это предлагает Ольга, но на мой взгляд можно что-то полезное и нужное сделать и для отдела продаж в 1С.

По заказам на внутреннее потребление нужно настроить список, чтобы выводилась хоть какая-то краткая информация про заказ, кроме даты и ответственного. Иначе чтобы найти приходится тыкать все подряд, если не помнишь номера. Это рабочий момент, думаю совсем просто решаемый.

Сервис сюда не включаю, думаю у них отдельный разговор будет. Серьезных замечаний от них я правда не слышал.

Отдел «Бухгалтерии»

 

Результаты автоматизации.

В рамках проекта по автоматизации был выполнен переход на «1С: Управление торговлей 11». До этого учет осуществлялся в нетиповой, существенно измененной, конфигурации «1С: Управление торговлей, ред. 10».

Были достигнуты следующие результаты:

 

Раздел «Закупки»:

1) Создана подсистема для автоматического заполнения условий поставки товара для поставщиков с учетом данных по «Заказам клиентов»;

2) Автоматизировано распределение дополнительных расходов на закупки товаров по аналитике «Заказ клиента», «Статья расходов»;

3) Создана подсистема для расширенного анализа закупочных цен;

4) Оптимизирован процесс формирования документов по обеспечению потребностей по заказам клиентов с использованием типовых и дополнительных возможностей программы;

Раздел «Продажи»:

1) Выполнено разделение регламентированного учета и управленческого учета за счет выделения общей управленческой базы в отдельную информационную базу с разграничением прав доступа, что позволило оптимизировать процессы обмена данными с конфигурацией «1С: Бухгалтерия, ред.3» для подготовки регламентированной отчетности;

2) При помощи типовых средств конфигурации была обеспечена синхронность остатков по товарам в управленческом и регламентированном учете;

3) Проведены работы по нормализации НСИ;

4) Реализована возможность электронного документооборота с учетом специфики отдельных контрагентов;

5) Создана подсистема автоматического формирования спецификаций (наборов товаров) с возможностью группировки отдельных позиций в «Заказе клиента»;

6) Реализован вывод информации в произвольных необходимых единицах измерения при формировании печатных форм (в т.ч. для ЭДО);

7) Выполнено разделение отгрузки на складской и финансовый контур;

Раздел «Складской учет»:

1) Выполнена сверка и синхронизация остатков товаров по следующей аналитике: упаковочные контейнеры, номера ГТД, резервы, свободные остатки;

2) Разработаны дополнительные алгоритмы для сверки данных по неотгруженным товарам по заказам покупателей;

3) Выполнена автоматизация процессов по приемке и переупаковке товаров с учетом принадлежности того или иного товара для обеспечения заказов покупателей;

4) Реализован учет по местам хранения на складе с учетом типового функционала серийного учета;

5) Автоматизирована операция переупаковки товаров с возможностью автоматического формирования новой упаковочной единицы (с обеспечением связи с первичной информацией по поступлению товара: Производитель, менеджер и др.);

6) Созданы дополнительные средства для проверки и контроля остатков товаров при списании со склада;

Раздел «Регламентированная и управленческая отчетность»:

Разработаны отчеты для анализа необходимых показателей, созданы средства хранения истории показателей по данным предыдущей системы учета, выполнен импорт истории показателей по разделам «Закупки», «Заказы», «Продажи»;

Созданы отчеты для анализа рентабельности товаров в заказах клиента для оптимизации процессов ценообразования;

Другие подсистемы:

Реализована подсистема формирования задач по обработке учетных данных с использованием технологии веб-сервисов;

Создана подсистема для учета командировок и сервисного обслуживания оборудования.

 

Характеристики проекта:

Внедренные программные продукты:

Управление торговлей УТ 11, все подсистемы;

Количество автоматизированных рабочих мест: 50;

Оптимальность затрат и эффективность:

Данные, в которые никто не верит, но указать нужно.

Суммарное кол-во часов: 2100.

Отклонение по срокам на 50% по причине изменения руководителя проекта со стороны «Заказчика» и архитектуры решения. Запуск на полгода позже.

Удовлетворённость «Заказчика» на 8 баллов из 10.

Сокращение трудозатрат в подразделениях на 25%.

Ускорение получения управленческой отчётности 60%.