Проведение сверки по данным табличного документа в «1С»

Пример на базах «1С» по сверки остатков.

Учетные программы:

УНФ – Управленческий учет

БП – Регламентированный учет

Определяем критерий сопоставления номенклатуры:

1) Код товара

2) Артикул

3) Наименование

Обычно по этому признаку происходит синхронизация при обмене между базами данных по номенклатуре.

Определяем склады сверки в базах «1С»:

Все склады

Выборочные склады

Определяем счета учета остатков в БП (Регламентированный учет).

Обычно отдел бухгалтерии знает по каким счетам учета нужно провести сверку.

Например:

10 .02. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали

10 .07. Материалы, переданные в переработку на сторону

41 .01. Товары на складах

43 Готовая продукция

Формируем таблицы для сверки в учетных программах.

В УНФ (управленческая программа)

Меню-Склад-Отчеты-отчет «Остатки товаров»

Отчет можно изменить, добавив в него нужные колонки для сверки, изменить структуру.

Добавим возможные колонки для сопоставления:

Код товара

Артикул

Наименование

Разместим колонки отдельно в настройках отчета:

У клиента сделан подготовленный вариант отчета в УНФ, чтоб не настраивать каждый раз заново.

По команде варианты отчетов нужно выбрать вариант «Основной [номенклатура для сверки]»

Формируем отчет на дату сверки.

Сохраняем в Excel или другой формат для последующей работы с этими данными.

В БП (Регламентированный учет)

Типовой отчет в БП

Меню--Отчеты-отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

Указывай нужный счет, добавляем дополнительные колонки для сверки товаров.

Формируем отчет на дату сверки.

Сохраняем в Excel или другой формат для последующей работы с этими данными.

Кол-ый остаток будет сальдо по «Дебет» на конец периода.

Не типовой отчет в БП

Типовым отчетом нет возможности собрать данные сразу по нескольким счетам, есть другие варианты типовых отчетов, но это не удобно.

Если счетов учета не много, только 41, то можно и типовым сделать выборку.

В программе БП добавлен внешний отчет, разработанный для БП.

Меню-Адиминистрирование-Печатный формы, отчеты и обработки-Дополнительные отчеты и обработки.

Внешний "Отчет остатки товаров"

В отчете указываем:

Счета учета в БП для сверки по данным от бухгалтерии

Период сверки

Прочие отборы

Формируем отчет на дату сверки.

Сохраняем в Excel или другой формат для последующей работы с этими данными.

Сверка таблиц по данным учетных программ

Сверку таблиц можно произвести:

Средствами Excel (данный способ не рассматриваем)

Средствами «1С» внешняя обработка «Сверка документов по номеру и сумме» (Быстро и универсально)

Другие варианты

Сверка таблиц дополнительной обработкой в «1С» «Сверка документов по номеру и сумме»

Для сравнения будем использовать дополнительную обработку в «1С» «Сверка документов по номеру и сумме»

Обработка запускается по аналогу с внешним отчетом.

У нее нет привязки к конкретной конфигурации.

В рассматриваемом примере она добавлена в базу «1С» БП 30.

Обработка позволяет провести сверку двух таблиц по одному из полей для сопоставления.

Данные для сверки могут быть любые:

Номер документа и Сумма

Артикул товара и Кол-во, Сумма

ИНН контрагента и Сумма

Другие комбинации данных

В обработке для сравнения двух таблиц нужно выбрать режим работы:

«Сравнение таблиц»

В данном режиме будут доступны страницы:

Исходные данные первая таблица

Исходные данные вторая таблица

Для заполнения таблиц используем ранее подготовленные файлы Excel или другие данные, откуда можно скопировать и вставить данные в обработку.

Требование к данным:

1) Колонка сопоставления должны иметь имя «Номер»

2) Колонка сравнения должна иметь имя «Сумма»

Данные в колонках могут быть любые.

Название колонок можно задать уже после вставки данных в обработку.

В нашем примере добавим данные из УНФ на страницу «Исходные данные первая таблица»

Можно добавить дополнительные признаки, чтоб не запутаться.

Например:

В колонке 7 добавлен признак, что эта таблица из УНФ «Данные УНФ»

Помним, что сравнение работает только по колонкам с именем «Номер» и «Сумма»

Переименуем колонку «Код» - выбрали этот реквизит для «сопоставления», в «Номер»

Переименуем колонку «Количество» - выбрали этот реквизит для «сравнения», в «Сумма»

Захотим сделать сверку по «Артикул», значит переименуем колонку «Артикул».

Главное, чтоб в таблице было только две колонки с названием:

Номер

Сумма

Добавим данные на вторую страницу «Исходные данные вторая таблица».

Пример данных на второй странице «Исходные данные вторая таблица»

Выполняем сверку по данным таблиц.

Выполним команду «Провести сверку» в форме обработки.

Результат сверки будет показан на странице «Результат сверки таблиц»

По команде «Еще» выводим себе результат сверки для анализа.

Пример:

Колонки результата сверки:

1) Колонка «Сверка пройдена»– значение «да», значит по колонке «Сопоставления» и колонке «Сравнения» нет расхождений.

2) Колонка «Номер»– Колонка «Сопоставления» и ее данные.

3) Колонка «Документ сверки» – служебный реквизит, используется для другого режима работы

4) Колонка «Сумма первая таблица» – Данные колонки сравнения «Сумма» первой таблицы

5) Колонка «Сумма вторая таблица» – Данные колонки сравнения «Сумма» первой таблицы

В примере их скриншота выше по «строке 4»:

Сверка пройдена – ДА , значит нет расхождения по кол-ву товара.

В колонке «Номер» значение «ФР-00000050» — это «код» товара, ранее указали в таблице. Сопоставление выполнялось по этому реквизиту.

Сумма первая таблица – значение «Количество» по данным первой таблицы учетной программы «18».

Ранее указали, что колонка «Количество» будет использоваться в качестве показателя для сравнения и ее переименовали в колонку «Сумма».

Сумма вторая таблица – значение «Количество» по данным второй таблицы учетной программы «18».

Ранее указали, что колонка «Количество» будет использоваться в качестве показателя для сравнения и ее переименовали в колонку «Сумма»

Данные в таблице сверки можно изменить, переименовать колонки, сохранить в Excel и т.п.

Пример из Excel с учетом фильтра:

Указаны фильтры в Excel по колонкам.

Сделан фильтр по колонке «Сверка пройдена» в значение «Нет».

Проводим анализ данных в программе, разбираемся что не так.